Eine professionelle Abwesenheitsnotiz schreiben

Ob Sommerferien, verlängertes Wochenende oder Weihnachtstage: Eine Abwesenheitsnotiz ist Pflicht. Wer Dich beruflich erreichen möchte, hat das Recht, zu erfahren, wie lange Du weg bist und wer Dich vertritt – falls Dich jemand vertritt. Klingt einfach, geht trotzdem oft schief. Mit meinen Tipps umschiffst Du Fettnäpfchen geschickt.

Urlaub ist zum Erholen da. Deshalb ist es völlig okay, wenn Du in dieser Zeit keine E-Mails liest bzw. beantwortest und das offen kommunizierst. Knappe Formulierungen dieser Art gehen aus meiner Sicht in einer Abwesenheitsnotiz allerdings nicht: „Ich bin dann mal weg. Ab dem 8. Januar erreichen Sie mich wieder.“ Oder: „Ich liege bis zum 15. August unter Palmen. Ihre E-Mails werden nicht gelesen.“

Abgesehen davon, dass es nicht besonders höflich formuliert ist und Du nie weißt, wer den Text zugeschickt bekommt:

Was passiert in der in Zwischenzeit, während Du abwesend bist?

Übernimmt jemand anderes vorübergehend Deine Aufgaben? Wenn ja: Wer ist es und wie ist er oder sie erreichbar? Wenn nein: Auch das kannst Du freundlich und eindeutig formulieren.

Für den Fall, dass Du zumindest sporadisch E-Mails lesen und beantworten möchtest:

Stell sicher, dass das technisch wirklich klappt. Ich verlasse mich (auch bzw. vor allem in Deutschland) weder auf das WLAN von Hotels oder Ferienhäusern, noch auf eine ordentliche Mobilfunkverbindung. Dazu habe ich in dieser Hinsicht schon zu viele Abenteuer erlebt. Willkommen in Neuland, auch 2023 …

Wie geht es nun richtig mit der Abwesenheitsnotiz?

Auch wenn es immer wieder Tipps in dieser Richtung gibt: Witzige Texte solltest Du Dir im Business-Umfeld verkneifen. Das ist meine Meinung.

Jeder Humor ist anders, aber Höflichkeit kommt immer an.

Wenn Du eher ein lockerer Typ bist, darf auch die Abwesenheitsnotiz etwas lockerer werden, denn insgesamt soll sie stimmig wirken und zu Deiner sonstigen Kommunikation passen – Stichwort: Corporate Language.

Auch eine Abwesenheitsnotiz ist Unternehmenskommunikation.

Du musst also nicht plötzlich ungewohnt steif und förmlich werden. Trotzdem gibt es ein paar formale Aspekte, die wichtig sind:

 

1. Der Betreff

Formuliere eine aussagekräftige Betreffzeile, in der mehr steht als nur „Abwesenheitsnotiz“. Das ist zwar nicht verkehrt, aber es geht auch anders:

– „Julia Mustermann ist abwesend / momentan nicht erreichbar“
– „Bitte haben Sie ein wenig Geduld“
– „Ich mache derzeit Sommerpause“
– „Vielen Dank für Ihre Nachricht“

 

2. Die Anrede

Begrüße die Absender*innen angemessenen und bedank Dich für die Nachricht, falls Du das nicht schon im Betreff getan hast. So viel Zeit muss sein. Du brauchst Dich für Deine Abwesenheit aber nicht zu entschuldigen. Vor allem Frauen tun das ohnehin viel zu häufig. 😉

 

3. Das Datum

Sag konkret, bis wann Du nicht erreichbar bist (nicht nur „bis Mitte Januar/Juli“ oder „bis Ende nächster Woche“).

 

4. Alternativen anbieten

Was sollen die Absender*innen während Deiner Abwesenheit tun? Jemand anderen kontaktieren? Dann nenn bitte den Vor- und Nachnamen, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse Deiner Vertretung. Oder müssen sich die Absender*innen gedulden? Dann formuliere auch das höflich und präzise.

 

5. Die Grußformel

Ein freundlicher Abschluss gehört zu jeder gelungenen E-Mail, folglich auch zur Abwesenheitsnotiz. In einer Unterhaltung drehst Du Dich ja auch nicht wortlos um und lässt die Gesprächspartner*innen einfach stehen.

An diesen fünf Punkten kannst Du Dich künftig beim Schreiben der Abwesenheitsnotiz entlang hangeln.

Zusätzlich habe ich hier ein paar Textvorschläge für Dich. Die Varianten einzelnen Bausteine stehen immer direkt untereinander. Und selbstverständlich darfst Du auch duzen.

Meine Vorlagen für Deine Abwesenheitsnotiz

Liebe Absenderin, lieber Absender,
Sehr geehrte Damen und Herren,
Hallo und Moin,

herzlichen Dank für Ihre Nachricht.
vielen Dank für Ihre Nachricht.

Ich bin vom xx.yy.2023 bis zum zz.yy.2023 nicht erreichbar.
Ich bin am Montag, den xx. Juli wieder für Sie da.

Ihre E-Mail wird weitergeleitet an …
Bitte wenden Sie sich an …
Während meiner Abwesenheit vertritt mich …

… Klaus Mustermann, den Sie telefonisch unter 0123 – 3456 7890 erreichen. Sie können ihm auch eine E-Mail an k.mustermann@irgendeinefirma.de senden. Herr Mustermann hilft Ihnen gerne weiter.

Falls Du von niemandem vertreten wirst, formuliere etwas in dieser Richtung:

Während meiner Abwesenheit habe ich keinen Zugriff auf meine E-Mails. Nach meiner Rückkehr melde ich mich sehr gern und schnellstmöglich bei Ihnen. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Achtung: Finger weg von Sätzen wie „in dringenden Fällen erreichen Sie mich …“

Die Definitionen von dringend gehen sehr weit auseinander. An dieser Stelle bin ich für klare Kante. Entweder bist Du erreichbar oder Du bist es nicht.

Nun kommt noch die Grußformel, die Du insbesondere bei Festen und Feiertagen mit ein paar netten Worten erweitern kannst.

Ich wünsche Ihnen erholsame Feiertage und einen fröhlichen Rutsch ins neue Jahr.
Bis dahin wünsche ich Ihnen angenehme Sommertage.

Viele Grüße
Beste Grüße
Herzliche Grüße
Sonnige Grüße

Simone Maader

Viel Vergnügen beim Formulieren!

PS: Besonders charmant ist es, wenn Du Deine Abwesenheit frühzeitig ankündigst – mit einem ersten kurzen Hinweis in Deiner E-Mail-Signatur zum Beispiel.

PPS: Dieser Beitrag wird regelmäßig von mir aktualisiert.