Entspannt und mit Struktur sichtbar werden

Übervolle Tage, eine Aufgabe jagt die andere, irgendwas bleibt immer auf der Strecke … solche Phasen kennen wir alle. Aber wenn das Chaos droht, zur Regel zu werden, ist ein gutes Zeit- und Selbstmanagement gefragt. Andernfalls ist schnell Schluss dem sichtbar werden. Content-Marketing ist das, was oft als Erstes hinten herunterfällt. Mit Gabriele Thies, Expertin für smarte Strukturen und echte Balance, habe ich genau darüber gesprochen:

Liebe Gabriele, wir kennen uns schon einige Jahre, hatten uns aber etwas aus den Augen verloren. Was mir allerdings immer hängengeblieben ist, ist Dein Motto: „Geh in Deinem Business auf, nicht unter.“

Deine Begeisterung für Strukturen und Fokus teile ich, aber ganz vielen Menschen fällt das unglaublich schwer. Was denkst Du, woran liegt das?

GT: Wir Menschen sind ja alle sehr unterschiedlich „gestrickt“, wie ich gerne sage: Es gibt diejenigen, die eher logisch-strukturiert sind und diejenigen, die eher kreativ-intuitiv veranlagt sind – und jede Menge Nuancen dazwischen. Beide Persönlichkeitstypen braucht es im Leben und keiner davon ist besser oder schlechter.

Das bedeutet gleichzeitig, dass nicht jeder Mensch von Haus aus gleich gut strukturiert und fokussiert arbeiten kann. Viele haben es auch nicht gelernt oder sich nie richtig damit beschäftigt.

Die richtigen Prioritäten zu setzen, könnte ja ein Anfang sein. Das ist oft ein Thema in meiner Content-Beratung – und zwar von den Soloselbstständigen bis zu Geschäftsführenden. Es überrascht mich immer wieder, wie viele Menschen falsche Prioritäten setzen. Welche Tipps hast Du dazu?

GT: Das fängt oft schon damit an, dass sich viele Menschen erst gar keine Prioritäten setzen. Stattdessen lassen sie sich von dem treiben, was der Alltag so mit sich bringt – das ist meistens viel, aber in den seltensten Fällen das, was wirklich wichtig ist oder uns mittel- und langfristig in unseren Zielen voranbringt.

Gutes Priorisieren fängt also bei der eigenen Klarheit an: Wo will ich hin?

Dafür ist es notwendig, Entscheidungen zu treffen, um sich nicht im Meer der Möglichkeiten zu verlieren – auch das fällt vielen Menschen schwer.

Wenn ich mich selbst nicht entscheiden kann, bestimmen andere Menschen oder die Umstände über mich und meine Zeit.

Was es auch noch braucht, ist ein guter Überblick über alle laufenden Aufgaben, Projekte und Termine – dann kann ich viel einfacher erkennen und festlegen, was jetzt Vorrang hat.

Und: Viele Menschen sind Meister darin, Aufgaben aufzuschieben oder nicht abzuschließen – bis diese dann so dringlich werden, dass sie oberste Priorität haben, obwohl sie im Grunde gar nicht sooo wichtig sind und nur vom wirklich Wesentlichen abhalten.

Wie stehst Du zu To-do-Listen? Helfen sie oder schaffen sie noch mehr Stress und Durcheinander?

GT: Für mich sind To-Do-Listen ein sinnvolles Hilfsmittel, um mir einen guten Überblick zu verschaffen und um wirkungsvoll Entscheidungen zu treffen und Prioritäten setzen zu können.

Gerade kreativ veranlagte Menschen tun sich oft schwer mit To-do-Listen und fühlen sich davon eingeengt, was ich absolut nachvollziehen kann. Hier hilft oft ein Perspektivenwechsel:

Eine gute To-Do-Liste stresst oder begrenzt mich nicht, sondern sie hilft mir, Klarheit zu gewinnen und mich auf das Wesentliche zu fokussieren.

Und ich darf mir meine To-Do-Liste so (kreativ) gestalten, dass sie mich unterstützt und es mir vielleicht sogar Spaß macht, damit zu arbeiten – weil ich dadurch immer mehr das Gefühl bekomme, dass ICH die Dinge im Griff habe und nicht umgekehrt.

Mit einer einfachen To-do-Liste kommen wir im Content-Marketing nicht so furchtbar weit. Da wollen im Zweifel mehrere Kanäle gesteuert, Zahlen dokumentiert, Grafiken oder Videos erstellt und Texte geschrieben werden. Was kann ich tun, wenn ich komplexere Aufgaben erledigen will oder muss?

GT: Gerade bei komplexeren Aufgaben und Projekten empfehle ich neben der To-do-Liste (mit den alltäglichen und laufenden To-dos) eine separate Projekt- oder Checkliste, in der ich alle Teilaufgaben und Einzelschritte dieses einen Projekts bzw. dieses Aufgabenbereichs festhalte.

Das hat viele Vorteile: Es strukturiert den Ablauf, gibt Planungsübersicht, hilft den Überblick zu bewahren und nichts zu vergessen. Außerdem zeigt es, was schon getan bzw. noch offen ist, was ich eventuell delegieren kann.

Und ich kann diese Projekt- bzw. Checklisten jederzeit anpassen und wiederverwenden. Das kann enorm viel Zeit sparen.

Ich arbeite zum Beispiel mit einer ausführlichen Checkliste für neue Blogartikel, in der ich wirklich jeden einzelnen Schritt dokumentiert habe:

• angefangen von der Formatierung des Artikels auf der Website
• über SEO-Optimierung,
• Prüfen der Verlinkungen,
• Dokumentation in einer separaten Blogartikel-Übersicht,
• Einbinden des neuen Artikels in der E-Mail-Signatur,
• Bewerbung in Newsletter und eventuell auf Social-Media-Kanälen
• und noch so einiges mehr.

Tatsächlich schaue ich diese Checkliste bei jedem neuen Artikel durch, weil ich dann sichergehen kann, dass ich nichts vergesse – was bei der Fülle dieser kleinteiligen Aufgaben schnell mal passieren kann.

Wie organisierst Du Deinen weiteren Content?

GT: Neben der eben erwähnten Checkliste für neue Blogartikel habe ich eine ausführliche Dokumentation über alle bereits veröffentlichten Artikel:

In einer Excel-Datei sehe ich so auf einen Blick den Titel eines Artikels, den Link (plus eventuelle Weiterleitungen), das Veröffentlichungsdatum (plus ein eventuelles Update), die relevanten Keywords, die Blog-Kategorien.

Ich notiere hier auch Besonderheiten wie Gastartikel oder thematisch passende Videos oder Worksheets. Anders hätte ich bei meinen mittlerweile fast 100 geschriebenen Artikeln schon komplett die Übersicht verloren.

Darüber hinaus habe ich eine thematische Dokumentation aller veröffentlichten Inhalte: Meine Content-Basis ist mein Blog und so habe ich für jeden Blogartikel einen separaten digitalen Ordner, in dem ich alles sammle, was aus diesem Blogartikel entstanden ist:

Zum Beispiel Texte für Newsletter und Social Media-Posts, Grafiken und Fotos zum Blogartikel etc. So kann ich jederzeit alten Content wiederverwenden oder überarbeiten.

Zudem habe ich für relevante Themenbereiche, über die ich noch keinen Artikel geschrieben habe, auch extra Ordner als Ideensammlung, wo ich Textentwürfe und weiteres Material für später sammle.

Mit einem Redaktionsplan arbeite ich nur sehr bedingt: Das heißt, ich plane nur die Meilensteine wie wichtige Ereignisse, einen Launch oder saisonalen Content.

Und die Zeiten dazwischen hältst Du Dir dann bewusst frei von fest geplanten Inhalten?

GT: Ja, genau, weil ich meinen Content meistens sehr intuitiv und spontan verfasse. Ich habe alles ausprobiert: von einem strikt durchgeplanten Redaktionsplan bis hin zu gar keinem und momentan bin ich sehr zufrieden mit meiner weitgehend intuitiven Vorgehensweise.

Das bedeutet aber nicht, dass das für jeden anderen Menschen die ideale Lösung ist. Viele brauchen einen klaren Plan, an den sie sich halten können, und das ist völlig okay.

Der Redaktionsplan ist ein gutes Beispiel dafür, dass jeder sein eigenes Organisationssystem finden darf, mit dem er sich gut fühlt und das für ihn funktioniert. Im Grunde geht es immer um eine gute Balance aus Struktur und Freiraum – und die ist für jeden individuell.

Was empfiehlst Du Menschen, die trotz passender Technik (Automatisierungstools, Planungssoftware etc.) nicht ins Tun kommen und/oder ihre Content-Ziele nicht erreichen?

Die berühmte Prokrastination oder Aufschieberitis kann viele unterschiedliche Ursachen haben:

• Unklarheit,
• Überforderung oder Unterforderung,
• ungünstige oder fehlende Routinen und Strukturen,
• Perfektionismus,
• mangelnde Sinnhaftigkeit
• und noch so einiges mehr.

Hier gilt es, erstmal genauer hinzuschauen – denn wenn ich beispielsweise unterfordert bin, darf ich anders vorgehen, als wenn ich überfordert bin.

Es gibt keine perfekte allgemeingültige, sondern immer nur eine persönliche Lösung. Was auf jeden Fall hilft: Sich das eigene Motiv bewusst zu machen – zum Beispiel:

• Warum will ich meinen Content veröffentlichen?
• Welches übergeordnete Ziel verfolge ich dabei?

Um dann im nächsten Schritt Entscheidungen zu treffen (Ich mach das jetzt!) und ein wenig mehr Selbstdisziplin an den Tag zu legen – denn ohne Entscheidungen zu treffen und ein gutes Maß an Selbstdisziplin kommen wir gerade bei herausfordernden Aufgaben oft nur schwer weiter.

Du selbst bist „nur“ noch auf Pinterest und YouTube aktiv – abgesehen von Deiner Website mit Deinem wunderbaren Blog. Hatte das auch etwas mit Fokus und Struktur oder Ordnung zu tun?

GT: Dass ich nur noch sehr wenig auf den Sozialen Medien unterwegs bin, hat auf jeden Fall etwas mit Fokus und auch meiner Zeit zu tun:

Neben dem Blog sowie Pinterest und YouTube war ich früher auch noch auf Facebook, Instagram und LinkedIn aktiv, wenn auch nicht immer parallel. Das wurde mir irgendwann viel zu viel und hat mich mehr und mehr gestresst.

Und gleichzeitig habe ich festgestellt, dass mir Instagram & Co. einfach keinen Spaß mehr gemacht und mich sogar ziemlich gelangweilt haben – also definitiv keine gute Voraussetzung, um mit Freude die eigenen Inhalte zu veröffentlichen und damit andere Menschen zu begeistern.

So habe ich mich entschieden, mich auf weniges zu fokussieren und das tut mir sehr gut. Es kann aber auch sein, dass ich irgendwann wieder einen weiteren Kanal dazu nehme, wenn sich die Freude dafür wieder zeigt.

Was kann ich tun, wenn ich akut das Gefühl habe, mein Kopf platzt vor lauter To-dos? In dem Zustand kann ich mich ja nicht noch mit Freude oder einer passenden Struktur für mein Marketing befassen. Gibt es Mittel und Wege, um erst einmal Ruhe reinzubekommen?

GT: Wenn der Kopf komplett voll ist, ist meine Strategie, erst mal alles „rauszulassen“ und alles (wirklich alles, auch Gedanken) auf ein Blatt Papier zu schreiben – das muss fürs Erste auch noch gar keine Struktur haben und hat auch nichts mit einer To-Do-Liste zu tun.

Dann kann ich anfangen, großzügig alles zu streichen, was jetzt nicht relevant ist und im nächsten Schritt das, was übriggeblieben ist, neu zu sortieren:

• Was ist als nächstes dran?
• Was hat Priorität?
• Was kann ich auf später verschieben?
• Wo kann ich was anders organisieren?
• Aber auch: Wer kann an meiner Stelle eine Aufgabe übernehmen?

Das sorgt auf jeden Fall für mehr Klarheit und bringt wieder mehr Entspannung ins eigene System. Grundsätzlich ist es natürlich so:

Je mehr Klarheit und Übersicht ich über meine Projekte und To-Dos habe und je besser ich meine persönliche Organisationsstruktur gefunden habe und – wichtig! – auch umsetze, umso vorausschauender und realistischer kann ich planen und agieren, damit solche Notsituationen erst gar nicht entstehen. Auch wenn sie sich natürlich nicht immer vermeiden lassen.

Dazu gehört auch, dass ich meine Tage nicht regelmäßig bis zum Anschlag vollstopfe, sondern immer Puffer für Spontanes und Unvorhergesehenes freilasse und mir auch immer wieder Gelegenheit gebe, meine Batterien aufzuladen. Denn mit leerem Akku funktioniert das Handy nicht und wir selbst auch nicht!

Liebe Gabriele, danke für Deine vielen hilfreichen Einblicke und Tipps!

Und wenn Du als Leser*in jetzt das Gefühl hast: Wow, so viel Klarheit und eine gute Struktur für mein Business kann ich gut gebrauchen, dann findest Du hier noch mehr über die Arbeit von Gabriele Thies und auch weiterführende Links:

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Mit meinem Motto Geh in deinem Business auf, nicht unter! bin ich deine Sparringspartnerin, wenn du dir wünschst, dass dein (Business-)Leben wieder einfacher, freier und ein klein wenig strukturierter wird.

Ich begleite dich dabei, maßgeschneiderte smarte Organisationsstrukturen für dein Business, deinen Alltag und dein Leben zu entwickeln, die genau zu dir passen:

Gemeinsam schaffen wir einen Rahmen, der dir einerseits Sicherheit, Stabilität und Fokus gibt und dir andererseits den so wichtigen Freiraum für deine Kreativität, Individualität und Weiterentwicklung lässt und dich wieder in Balance bringt.

Denn nur das Zusammenspiel von all diesen Aspekten wird dein großartiges Potenzial wirklich freilegen.

Dabei geht es immer um DICH mit all deinen Facetten und um das, was DU brauchst, um dich selbst und dein (Business-)Leben so zu organisieren, wie du es dir wünschst.

Website: www.GabrieleThies.de

Blog: Impulse rund um ein smartes Zeit- und Selbstmanagement und persönliche Organisationsstrukturen

E-Book zum Kennenlernen: Endlich Schluss mit Verzetteln – eine simple Methode für deinen glasklaren Fokus